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pukupukuのブログ

『ぷくぷくのブログ』では、中四国のおでかけスポットとや日常生活の雑ネタなどを淡々と綴っていきます。ぜひ遊びに来て下さい٩(^‿^)۶

Outlookの活用法!今すぐ使えるメール活用術4選!!

Outlook に対する画像結果

MicrosoftのメールソフトにOutlookがありますが、大学生や企業で導入されており、使う場面も多いと思います。そんなOutlookの機能についてどれだけご存知でしょうか?

今回は、今すぐ使えるメールの時短テクニックを4つ紹介したいと思います。

ぜひ、ご活用ください。

メールの時短テクニック4選!

Outlook に対する画像結果

1.単語登録しておく

よく使う言葉は単語登録しておくと、素早く入力することが出来ます。

Word2007以降、Outlook2010以降であれば、[校閲]タブから[単語の登録]ダイアログボックスを呼び出すことができます。

校閲」タブから「単語の登録」(Word2007)

校閲]タブの[言語]グループにある[日本語入力辞書への単語登録]ボタンをクリックして、起動することができます。

Outlook2016の[日本語入力辞書への単語登録]

私の場合、次のような登録をしています。

  • いつ :いつもお世話になっております。
  • おつ :お疲れ様です。
  • かぶ :株式会社
  • ごけ :ご検討の程よろしくお願い致します。
  • よろ :よろしくお願い致します。
  • ごか :ご確認ください。

普段から入力している定型文なら、効果的に使うことが出来るので登録してみてください。

2.ショートカットキーを活用

マウスを使わないことが時短への近道になります。個人的によく使うショートカットキーは、次の通りです。

  • Ctel + N :メッセージの新規作成
  • Ctrl + R :返信
  • Ctrl + Shifr + R :全員に返信
  • Ctrl +Enter :送信
  • Ctrl + U :未開封

基本的なメールの機能をショートカットキーが使えると、仕事もはかどりますよ。

他にも知りたい方は、こちらをお読みください。

support.microsoft.com

3.テンプレートの登録

よく作成するメールは、テンプレート登録すると便利です。

やり方は、次の通りです。

①.新規メッセージ作成の『・・・』をクリックします。

f:id:pukupuku25:20220317210324j:image

②.下から2番目の『マイテンプレート』から登録が出来ます。

f:id:pukupuku25:20220317210336j:image

打合せの案内やお礼文など様々な場面で使えるので、すごく便利です。

4.チェックの回数を決める

メールを何度もチェックすることはマルチタスクになります。人の頭はシングルタスクで1つずつ内容を整理していくので、マルチタスクになると作業効率が激減します。なので、時間を決めてメールのチェックをするようにしましょう。

適切な回数は1日3回または、2回程度です。出勤後、昼休憩後、退勤の1時間前のように決めておくと本業もはかだります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は、今すぐ使えるメールの時短テクニックを4つを紹介しました。

メールアイコンでノートパソコンを使用している女性 - メール ストックフォトと画像

Outlookの機能は、自分で調べないと分からない機能がたくさんあります。今回はほんの一部を紹介したに過ぎませんが、使い方を学ぶ踏み台にしていただけると幸いです。

今後も仕事の時短につながるテクニックを紹介していきますので、読者登録やブックマークをお願い致します。

それでは(@^^)/~~~。