にほんブログ村MicrosoftのメールソフトにOutlookがありますが、大学生や企業で導入されており、使う場面も多いと思います。そんなOutlookの機能についてどれだけご存知でしょうか？
今回は、今すぐ使えるメールの時短テクニックを４つ紹介したいと思います。
ぜひ、ご活用ください。
メールの時短テクニック４選！
１．単語登録しておく
よく使う言葉は単語登録しておくと、素早く入力することが出来ます。
Word2007以降、Outlook2010以降であれば、［校閲］タブから［単語の登録］ダイアログボックスを呼び出すことができます。
「校閲」タブから「単語の登録」（Word2007）
［校閲］タブの［言語］グループにある［日本語入力辞書への単語登録］ボタンをクリックして、起動することができます。
私の場合、次のような登録をしています。
- いつ ：いつもお世話になっております。
- おつ ：お疲れ様です。
- かぶ ：株式会社
- ごけ ：ご検討の程よろしくお願い致します。
- よろ ：よろしくお願い致します。
- ごか ：ご確認ください。
普段から入力している定型文なら、効果的に使うことが出来るので登録してみてください。
２．ショートカットキーを活用
マウスを使わないことが時短への近道になります。個人的によく使うショートカットキーは、次の通りです。
- Ctel ＋ N ：メッセージの新規作成
- Ctrl ＋ R ：返信
- Ctrl ＋ Shifr ＋ R ：全員に返信
- Ctrl ＋Enter ：送信
- Ctrl ＋ U ：未開封
基本的なメールの機能をショートカットキーが使えると、仕事もはかどりますよ。
他にも知りたい方は、こちらをお読みください。
３．テンプレートの登録
よく作成するメールは、テンプレート登録すると便利です。
やり方は、次の通りです。
①．新規メッセージ作成の『・・・』をクリックします。
②．下から2番目の『マイテンプレート』から登録が出来ます。
打合せの案内やお礼文など様々な場面で使えるので、すごく便利です。
４．チェックの回数を決める
メールを何度もチェックすることはマルチタスクになります。人の頭はシングルタスクで１つずつ内容を整理していくので、マルチタスクになると作業効率が激減します。なので、時間を決めてメールのチェックをするようにしましょう。
適切な回数は１日３回または、２回程度です。出勤後、昼休憩後、退勤の１時間前のように決めておくと本業もはかだります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は、今すぐ使えるメールの時短テクニックを４つを紹介しました。
Outlookの機能は、自分で調べないと分からない機能がたくさんあります。今回はほんの一部を紹介したに過ぎませんが、使い方を学ぶ踏み台にしていただけると幸いです。
今後も仕事の時短につながるテクニックを紹介していきますので、読者登録やブックマークをお願い致します。
それでは(@^^)/~~~。
